Come dividere le spese di viaggio tra amici senza litigare

Quando si dividono le spese di viaggio tra amici, raramente le cose vanno storte perché qualcuno fa il furbo. Vanno storte perché quattro persone avevano quattro idee diverse su cosa fosse in comune, e nessuno se n’è accorto fino all’ultima sera, con una pila di scontrini sul tavolo. I conti sono facili. Il difficile è mettersi d’accordo su cosa sommare.

Quasi tutte le discussioni sui soldi in viaggio riguardano regole che nessuno ha concordato, non numeri che qualcuno ha sommato male.

Concordate le regole prima del primo conto

Dieci minuti prima di partire fanno risparmiare un’ora alla fine. Non serve un contratto, solo le risposte alle cinque domande in cui ogni gruppo prima o poi si imbatte:

• Cosa è in comune? Di solito l’alloggio, l’auto o i transfer, la spesa al supermercato e i pasti fatti insieme. Di solito non i souvenir, lo shopping né il caffè preso da soli.
• Le bevande si dividono come il cibo? Se qualcuno non beve, una cena con tre bottiglie di vino non si può dividere alla romana.
• Una coppia conta come uno o come due? Come due, quasi sempre, a meno che la coppia non dica altrimenti.
• E chi arriva un giorno dopo o riparte prima? Paga le notti e i pasti in cui c’era.
• Quando si fanno i conti? Alla fine, o a metà se il viaggio è lungo. Fissate una data.

Scrivete le risposte dove tutti possano vederle. Non si tratta di essere rigidi. Si tratta di fare la conversazione scomoda una volta sola, con calma, invece che ogni sera davanti a un conto.

Tre modi per dividere le spese di viaggio tra amici

Qualsiasi metodo usi un gruppo è una versione di uno di questi tre, e ognuno si adatta a un tipo di viaggio.

• Ognuno paga il suo. Semplice per un viaggio breve in cui si condivide poco, o quando i budget sono molto diversi. Non regge più appena affittate insieme un appartamento o un’auto, perché qualcuno deve pagarlo per intero.
• Una cassa comune. Tutti mettono la stessa cifra in un fondo, in contanti o su una carta condivisa, e le spese comuni escono da lì. Funziona bene per la spesa, i taxi e i giri di caffè. Si inceppa con i conti grossi prenotati settimane prima, e con tutto ciò a cui ha partecipato solo una parte del gruppo.
• Paga chi è alla cassa e si annota tutto. Ogni spesa si registra con chi l’ha pagata e per chi era, e i saldi si calcolano alla fine. È l’unico metodo che regge quote diverse, gente che arriva e riparte, e un appartamento pagato con una sola carta.

Molti gruppi li combinano: una piccola cassa per caffè e biglietti dell’autobus, l’elenco per tutto il resto. Quello che non funziona è non avere nessun metodo, che in pratica vuol dire che paga sempre chi ha la carta più generosa, e poi si sente in imbarazzo a chiedere i soldi indietro.

Non tutto si divide in parti uguali

Le parti uguali sono la scelta predefinita perché sono veloci. Ma alcune spese hanno una regola naturale, e usarla è più giusto delle parti uguali e più rapido che discutere:

• Alloggio: per notti. Chi è rimasto tre notti su cinque paga tre quinti di una quota. Se una camera è chiaramente migliore, concordate la differenza prima di prenotare, non dopo.
• Carburante e pedaggi: tra chi era in quell’auto, non tra tutto il gruppo.
• Attività: solo tra chi ci è andato. L’escursione che avete fatto in due non è una spesa del gruppo.
• Ristoranti: in parti uguali di default, con importi esatti quando un’ordinazione è molto diversa dalle altre.

La prova per ogni spesa è una domanda sola: per chi era? Scrivi la risposta accanto all’importo e la divisione giusta viene quasi da sé.

Segna ogni spesa quando la paghi

Una spesa annotata a tavola richiede dieci secondi. La stessa spesa ricostruita tre giorni dopo dall’app della banca, in un’altra valuta e con un ricordo vago di chi ha preso l’antipasto, richiede dieci minuti e apre una discussione. Ogni riga ha bisogno di quattro cose:

• cos’era;
• quanto è costato;
• chi ha pagato;
• per chi era, e in che proporzione.

L’elenco può tenerlo una persona sola, ma funziona meglio se ognuno aggiunge le sue spese, perché chi ha pagato è chi si ricorda l’importo. Inserisci anche quello che è stato pagato prima del viaggio. L’appartamento che un amico ha prenotato in primavera è spesso la riga più grossa di tutte, e la più facile da dimenticare.

Un esempio con i numeri: quattordici debiti, tre bonifici

Quattro amici, un weekend lungo. Ana ha prenotato l’appartamento per 600 €. Ben ha pagato l’auto a noleggio, 200 €, e la spesa grossa al supermercato, 160 €. Carla ha pagato una cena, 120 €. Dani ha pagato 90 € per un giro in barca a cui sono andati Ana, Ben e Dani, ma non Carla.

Spesa per spesa, sono quattordici debiti separati: tre persone devono soldi ad Ana per l’appartamento, tre a Ben per l’auto e altre tre per la spesa, tre a Carla per la cena e due a Dani per la barca. Alcuni vanno in entrambe le direzioni: Ana deve a Ben e Ben deve ad Ana. Saldarli uno per uno vuol dire quattordici bonifici.

Ragiona invece per saldi. Le spese comuni fanno 1.080 €, cioè 270 € a testa, più 30 € per ciascuno dei tre che sono andati in barca. Per ogni persona, togli la sua quota da quello che ha pagato:

• Ana ha pagato 600 € a fronte di una quota di 300 €: riceve 300 €.
• Ben ha pagato 360 € a fronte di una quota di 300 €: riceve 60 €.
• Carla ha pagato 120 € a fronte di una quota di 270 €: deve 150 €.
• Dani ha pagato 90 € a fronte di una quota di 300 €: deve 210 €.

I saldi danno zero, che è la verifica che non si è perso niente. Ora abbina il debito più grande al credito più grande, e ripeti: Dani dà 210 € ad Ana, Carla dà 90 € ad Ana e Carla dà 60 € a Ben. Tre bonifici invece di quattordici, e tutti in pari. Fatto così, un gruppo non ha mai bisogno di più bonifici del numero di persone, meno una.

È anche il passaggio in cui una calcolatrice batte un quaderno, perché una riga dimenticata cambia tutti i saldi. Traveley tiene questi conti dentro il viaggio stesso: ogni persona di un viaggio condiviso segna cosa ha pagato e per chi, in parti uguali o con importi esatti, tra un massimo di venti persone, compresi gli amici che non hanno mai installato l’app, e Traveley calcola i saldi e i rimborsi. È incluso nell’abbonamento Pro di chi ha creato il viaggio; nessun altro nel gruppo ne ha bisogno.

Una sola valuta per i conti del gruppo

Un viaggio all’estero mescola le valute: l’appartamento pagato da casa, le cene nella valuta locale. Scegliete una sola valuta per i conti del gruppo prima della prima riga, e convertite in quella ogni spesa mentre la segnate, usando quanto è davvero uscito dal conto di chi ha pagato, se lo sapete. Cambiare a metà viaggio, o segnare alcune righe in una valuta e altre in un’altra, è il modo per ritrovarsi con un saldo sbagliato di qualche euro senza che nessuno sappia spiegare perché.

Le commissioni per pagare con la carta all’estero di solito si considerano personali, come la scelta della banca che le applica. E se quello che vuoi è sapere prima di partire quanto costerà il viaggio a ciascuno, è un altro lavoro, quello spiegato in come calcolare il budget di un viaggio giorno per giorno. Dividere le spese riguarda quello che è stato speso davvero.

Fate i conti una volta, poi chiudeteli

Fare i conti ogni sera sembra ordinato e trasforma ogni cena in una seduta di contabilità. Fateli una volta, alla data concordata, e al massimo entro una settimana dal ritorno: dopo, la memoria cede e chi deve ricevere soldi comincia a sentirsi a disagio nel chiederli. In un viaggio lungo, un conguaglio a metà tiene basse le cifre.

Segnate ogni bonifico come pagato appena fatto, così nessuno paga due volte, e chiudete i conti. Un gruppo che sa che alla fine i numeri torneranno può smettere di pensare ai soldi durante il viaggio, ed è proprio questo il punto.